Несложные способы повысить личную эффективность

1.Намечайте по три главные задачи дня, недели и месяца

Начните рабочую неделю с вопроса: «Если бы сегодня была пятница, какие три вещи я хотел бы видеть выполненными?» В начале каждого дня формулируйте ответ на аналогичный вопрос по отношению ко дню. В идеале цели на день должны согласовываться с целями на неделю.

В пятницу проводите анализ сделанного за неделю, а также того, как идут дела в различных сферах. Определите сферы, в которых дела идут хорошо, и ещё «проблемные». В следующий понедельник при составлении плана на неделю учитывайте это.

Такой подход можно использовать для планирования месяца, и года. Он позволяет сконцентрироваться на цели, а не на средствах её достижения, иными словами — быть гибким в своем подходе, но постоянно помнить о приоритетах.

2. Визуализируйте планы

Многие думают, что долгосрочные планы — это список задач в Excel. Однако планы можно не только записывать, но и рисовать. И не обязательно на бумаге — можно просто в воображении. Скажу лишь, что наш мозг не способен провести черту между реальным и предполагаемым событием, и если периодически представлять себе желаемое (все равно что: повышение в должности, покупка автомобиля или ещё что-то), то подсознательно появляется стремление это исполнить. А как только процесс запущен, наш мозг начинает активно искать пути реализации задуманного.

Начинайте каждый день с того, чтобы как можно ярче представить его позитивный исход. И не забывайте время от времени визуализировать глобальные планы.

3. Перестаньте раскачиваться

Как обычно начинается рабочий день? Приходишь, включаешь компьютер, читаешь новости, ленту в facebook, завариваешь кофе, болтаешь с коллегами. Иногда раскачка затягивается до обеда, а после наша эффективность начинает снижаться. Кстати, ровно наоборот происходит во время отпуска. Первое время продолжаешь по инерции судорожно проверять телефон, отвечать на письма и т.д. Расслабиться бывает так же сложно, как и начать работать.

Рецепт такой: формируем условный рефлекс, как у собаки Павлова, создаем ассоциативную связь между определенным уникальным (что очень важно!) действом и началом активного рабочего дня. Событием, которое у вас будет связано исключительно с началом работы и ничем другим (по этой причине чашка кофе, например, не подходит, только если вы не пьете одну чашку кофе и только в рабочие дни и только перед началом работы).

4. Медитируйте

Очень важно уметь не только быстро втягиваться в рабочий процесс, но и быстро расслабляться. Как хорошо отдохнуть за 20 минут в середине дня? Ответ — медитация. У многих людей этот процесс ассоциируется со сложными восточными практиками, мало доступными простым смертным. На самом деле все не так трудно. Скачайте, например, приложение Headspace, которое поможет при ежедневной практике освоить медитацию примерно за месяц и приучит медитировать регулярно. Делать это можно в машине, в офисе, после обеда в парке на скамейке — где угодно.

Медитация позволяет за 15-20 минут полностью восстановить силы для продолжения рабочего дня. И не только. Она помогает лучше концентрироваться, быстрее входить в любую тему, а значит, повышает качество того, что вы делаете. На терапевтическом уровне медитация снимает стресс, улучшает сон и настроение. На более глубоком — приводит мысли в соответствие с реальностью, что оказывает глубокое влияние на жизнь.

5. Съедайте по одной «лягушке» в день

У каждого из нас есть список нелюбимых дел — в одной из популярных методик по эффективности их называют «лягушками». Ну, например, отчитываться перед начальником. Или мыть посуду. Не важно. Всегда есть какие-то задачи, которые надо решать, но очень не хочется. Это и есть «лягушки». Обычно с ними поступают так: откладывают их максимально на «потом», а потом снова на «потом», пока начальник не позвонит сам или не закончится вся чистая посуда в доме. Согласитесь, не самый продуктивный подход.

Бороться с «лягушками» и снижать негативный эффект от необходимости это делать можно только одним способом: «съедать» по одной в день и обязательно утром — в начале рабочего дня. Во-первых, когда это войдет в привычку, вы уже не будете так мучиться каждый раз, заставляя себя делать то, что вам неприятно. А во-вторых, вы сведёте время мучений к минимуму: отмучался утром — и сбросил гору с плеч.

6. Отключайте раздражители

Сколько раз, сидя на совещании или слушая лекцию, вы пропускали важную мысль из-за того, что читали почту на мобильном? А сколько, работая над определённой задачей, отвечали на звонок и начинали обсуждать принципиально новые вопросы? А сколько из них были действительно важными и требовали немедленной реакции? Никто не против того, чтобы тренировать свой мозг для быстрого переключения с одной задачи на другую, иногда это критически необходимо, но чаще всего совсем не нужно. Просто мы не умеем правильно организовывать рабочий процесс и концентрироваться на приоритетах. И поэтому все время отвлекаемся.

Продуктивность можно значительно повысить, если начать следовать четкому правилу: не отвечать на телефон, e-mail, сообщения в мессенджере сразу после получения. Научитесь их игнорировать. Перебрасывайте несрочные звонки и дела в папку «TO DO». Разгребайте все это один или два раза в день. Если ваша работа напрямую зависит от таких сообщений — то четыре раза в день. Настройте почту, телефон и прочее так, чтобы вас беспокоили только действительно важные и срочные звонки и сообщения. Если вы не сотрудник колл-центра, такой подход только улучшит вашу производительность.

7. Концентрируйтесь на «помидорах»

Еще одна очень известная и несложная в реализации методика концентрации и управления временем — Pomodoro (говорят, что разрабатывая её, автор пользовался таймером в виде помидора, отсюда и название). Её суть простая: 25 минут работаем и 3-5 минут отдыхаем, после каждого четвертого рабочего промежутка отдыхаем 15-30 минут. Такая техника позволяет сосредоточиться на определенной задаче и решить её в более короткий промежуток времени. И при этом не перегружать себя. В идеале это выглядит так: пишем список «помидоров» — ключевых задач дня, а потом каждый последующий промежуток времени работаем над одним из них, после — обязательно отдыхаем. Думаю, что такой подход больше подходит тем, кто занимается каким-то долгим делом, не сходя с рабочего места, например, программистам, пишущим программу, или бухгалтерам, составляющим отчет. Хотя мелкие задачи можно группировать в блоки, например, «ответить на все короткие e-mail за день».

Здесь очень важно правильное понимание отдыха — он должен принципиально отличаться от работы. Если вы, например, сидите за компьютером, то отдых ни в коем случае не означает, что вы откроете какую-то игру или залезете в facebook. Вы должны встать и заняться чем-то совсем другим — погулять, сделать зарядку, позвонить жене и т.д. А потом вернуться к своим «помидорам».

8. Составьте «список единорога»

Это популярная методика запоминания информации. Она поможет удержать все необходимое в голове и вовремя вспомнить то, что нужно. Работает так: нужно составить для себя два-три базовых списка из десяти-двадцати пунктов каждый. Классический пример — «Список единорога» (называется так из-за первой вещи в списке, который необходимо запомнить), где каждый из пунктов связан с определенным числом от 1 до 10. Единорог (один рог) — первый, дальше может следовать розетка (две дырки), трехколесный велосипед (три колеса) и т.д. Второй список может быть построен из разных частей тела сверху вниз: голова, глаза, шея, плечи и т.д. 
После того, как вы определились со списком, действуем следующим образом: запоминая какой-то объем информации, разбиваем её на части и каждую из частей ассоциируем с определенным элементом в списке (с обязательной визуализацией). Это очень удобно, когда, например, готовишься к выступлению и «привязываешь» каждый её тезис к определенному объекту в своем «списке единорога». Образы врезаются в мозг сильнее, чем слова и смыслы, поэтому их запоминать легче, а вместе с ними и соответствующую им информацию.

9. Используйте B-ALERT

Совершенно несложная в реализации и очень хорошая система повышения личной эффективности. Каждая буква в аббревиатуре из названия соответствует определенному действию, которое нужно выполнять каждый день. B – Blueprint, или план: фиксируем с вечера все самое важное на следующий день. A – Action – действие: последовательно выполняем. L – Learning – обучение: раз в день обязательно открываем для себя что-то новое. Чтение полезной статьи, прослушивание аудиокниги, просмотр видеоролика – все, что угодно. Не надо тратить время на трехчасовые лекции, развиваться можно, когда вы стоите в пробке и т.д. E – Exercise – упражнения: либо спортзал, либо просто зарядка с утра, любые физические нагрузки. R – Rest/Relax – отдых в течение дня: прогулка, медитация, просто расслабление без работы и какой-то деятельности. T – Thinking – размышление над результатами дня, визуализация будущего, планирование долгосрочных целей. К B-ALERT можно добавлять то, что важно именно для вас. Можно, например, дописать ещё две буквы:

G – Gratitude – время для выражения благодарности кому-либо или себе,

L – Laughing – смех для сохранения позитивного настроя по жизни.

10. Анализируйте прошедший день

В конце каждого дня нужно выделить 5-10 минут времени, чтобы проанализировать всё, что вы успели или не успели сделать сегодня, а также насколько хорошо у вас это получилось. Иногда кажется, что все приоритеты расставлены верно, задачи решаются грамотно, а всё равно — четверть списка дел на день остается невыполненной. При ближайшем рассмотрении оказывается, что причина не в неправильным достижении целей, а в непредвиденных обстоятельствах: например, вам неожиданно позвонил начальник и загрузил срочным новым делом. Это означает, что не были учтены риски форс-мажора, и на будущее стоит это делать.

Другими словами, в конце дня стоит здраво поразмышлять о том, насколько верно были распределены силы, правильно ли всё спланировано, насколько оптимальный путь выбран. Нужно отметить всё, что было сделано хорошо (и обязательно похвалить себя за это) и что могло бы быть лучше.

По материалам — Это интересно

Рекомендуемые статьи:

• Успех в отношениях
• Советы психолога на каждый день
• Позитивное самопрограммирование
• Отношение к себе
• Духовные законы